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Como organizar documentos da empresa

Organizar os arquivos da empresa é fundamental para o bom funcionamento dela, afinal, trata-se de todas as informações da empresa,como se fosse uma espécie de certidão e histórico dela.

Guardar documentos além de essencial para a saúde da empresa, é também obrigatório pela nossa Legislação, afim de consultas, numa possível auditoria que sua empresa venha a ter, pelos órgãos governamentais. Além de organizados, eles devem ser bem acondicionado de forma adequada para evitar sua deterioração.

Observar o prazo de guarda de documentos é muito importante para sua preservação e também para que se possa calcular o espaço físico estimado que eles ocuparão na empresa (em armários, pastas, caixas, prateleiras, etc). O local deve ser arejado e limpo para não ocorrer o surgimento e a propagação de possíveis pragas.

Consulte nosso artigo sobre o tempo de armazenagem dos documentos.

Inicie o processo de organização dos documentos relacionando-os e classificando-os por grupos.

O planejamento deve ser classificando primeiramente por departamentos, por exemplo: Contábil, Escrituração Fiscal, Departamento Pessoal ou Recursos Humanos e Documentos Legais.

Se a sua empresa for grande e tiver um departamento para cada área, peça para cada departamento relacionar os documentos existentes e informar o tempo que devem ser guardados.

Separe-os por ordem de importância de utilização dos mesmos, e pela necessidade de apresentação nos órgãos governamentais quando solicitados.

Notas fiscais podem ser arquivadas na ordem de Escrituração Fiscal dos Livros de Entradas e Saídas.

Documentos de extrema importância, os impostos e contribuições devem estar bem organizados, pois geram multas e  juros se forem recolhidos em atraso, houver algum extravio ou falta de comprovação. Devem ser arquivados separadamente em cada departamento em ordem cronológica.

Os demais documentos da movimentação financeira devem ser mantidos pelo setor Contábil se possível na ordem de lançamento do Livro Diário.

Documentos de constituição e alteração da empresa como contratos social e alterações, certidões negativas, cópia de documentos pessoais dos sócios, declarações diversas obrigadas a serem entregues nos vários órgãos governamentais, devem ser organizadas em Documentos Legais.

Como podemos ver, ao seguirmos estes prazos estipulados em nossa Constituição, é notável que acumulamos grandes volumes de documentos, sejam eles atualizados ou arquivo morto. Por isso, a organização destes arquivos não deve ser menosprezada jamais. Podemos considerar nesta organização: espaço físico, volume dos documentos, mobiliário, controle de retirada e retorno dos documentos, nomeação de pessoa responsável, elaboração de um manual de regras, indexação – classificar os documentos, etiquetar e catalogar as caixas, pastas e prateleiras e até fazer uma classificação à nível de sigilosidade de manuseio de documentos.

Hoje em dia, ter espaço físico sobrando, principalmente em escritórios contábeis, é quase impossível, e por isso o contador, pode entregar os arquivos mais antigos para que os empresários guardem nas próprias empresas, pois já não há mais espaço no escritório para guardar documentos de todos os clientes.

Caso sua empresa seja pequena ou você não queira ocupar espaço na empresa para guardar documentos, a solução que oferece melhor custo x benefício é contratar um self storage, onde possa guardar documentos, arquivo morto e outros objetos (móveis e equipamentos), que estejam ocupando espaço na sua empresa. Desta forma, é possível guardar de forma organizada e adequada seus documentos , além de se ter flexibilidade para manusear seus pertences sempre que precisar. Apenas você terá sua chave de acesso ao box de armazenagem para quando precisar consultar/retirar/guardar algum item. Isso garante a segurança dos seus documentos e bens.

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