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Seja você uma empresa ou uma pessoa física, provavelmente sabe que alguns tipos de documentos devem ser armazenados durante um certo tempo por questões legais. Aproveitando que estamos no início do ano e sabemos que nessa época os objetos de nossos armários e gavetas dão lugar a novos outros, viemos através deste artigo lembrar que é preciso ter critério ao jogar fora a papelada para não sofrer prejuízos – por exemplo, ter de provar uma cobrança indevida ou acionar um fornecedor na Justiça.

Normalmente, o prazo mais comum para se armazenar os documentos de dívidas é de 5 anos, conforme o Código Civil. No entanto, há alguns tipos que devem ser mantidos por mais tempo, como por exemplo os de imóvel financiado. Veja, segundo o PROCON, os prazos dos principais tipos de documentos com os quais pessoas físicas e jurídicas lidam hoje em dia:

Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais, devem ser conservadas por cinco anos.

Declarações de quitação e pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos

Documentos de consórcio devem ser guardados até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Propostas de seguro, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por um ano após o fim da vigência.

Proposta e contrato de convênio médico deve ser guardada por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos, no mínimo, 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Contrato e declaração de aluguel deve ser guardado pelo locatário até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

Documentos de compra de imóvel deve ser guardados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura, tanto proposta e contrato quanto todos os comprovantes de pagamento.

Notas fiscais (de produtos e serviços duráveis) e certificados de garantia, devem ser guardados pelo prazo de vida útil do produto/serviço, mesmo após o término da garantia contratual.
Contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Independentemente de qual seja o tipo de documento com o qual você lida, nossa dica, principalmente para as empresas, é: que os papéis de manuseio constante sejam guardados em sacos plásticos com furos dentro de pastas com elásticos ou pastas classificadoras, ou ainda em pastas suspensas. Os demais, que precisam ser armazenados apenas pelas questões legais que citamos acima, sem sombra de dúvidas não devem ficar armazenados na empresa, por uma série de fatores:

  • Ocupação de espaços que poderiam estar sendo aproveitados para receber clientes ou armazenar itens do dia-a-dia, por exemplo.
  • Estímulo da proliferação de insetos e roedores;
  • Degradação dos arquivos e documentos, pois normalmente o ambiente de armazenamento não é feito especialmente para isso.
  • Entre outros.

Nós temos uma solução que pode ser muito interessante para você: fazer o armazenamento de documentos em um self storage. O GuardeAqui possui boxes de diversos tamanhos e, com certeza possui uma unidade perto da sua empresa ou da sua casa, para caso precise acessar algum documento, fique fácil para você ou qualquer funcionário que possua a chave e o código de acesso ao box. A segurança é de ponta e contamos com serviço de limpeza e dedetização periódicos para evitar roedores, insetos, mau cheiro e, consequentemente, degradação dos documentos que precisam ser armazenados de maneira intacta durante o tempo exigido pela lei.

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